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Publicadas nuevas normas jurídicas para la gestión documental y de archivo

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Foto: Archivo Nacional de Cuba/Facebook.

Aunque algunas veces se asume, erróneamente, que los documentos de archivo son solo papeles engavetados en alguna oficina y que poco pueden aportar al desarrollo o gestión de la calidad, lo cierto es que se trata de un activo valioso, que refleja el testimonio material realizado por una persona natural o jurídica en el ejercicio de sus funciones o actividad intelectual, comentó a nuestro diario Martha Ferriol, quien actualmente dirige la política nacional de Gestión Documental y Archivo.

“Estamos hablando también de que muchas veces esos acervos documentales forman parte de la memoria histórica cubana y están en manos de personas naturales que desconocen su valor patrimonial, así como las normas que deben aplicarse para garantizar su perdurabilidad”, afirmó.

Ante el desconocimiento que existe en relación con estos temas, y la necesidad, por otra parte, de actualizar las normas de acuerdo con los cambios implementados en nuestra sociedad, donde han aparecido nuevos gestores documentales asociados a formas no estatales de producción, se han definido un conjunto de disposiciones jurídicas, que salen hoy publicadas en la Gaceta Oficial Ordinaria No. 55, agregó.

Se trata del Decreto-Ley No. 3 Del Sistema Nacional de Gestión Documental y Archivos; del Decreto No. 7 Del Reglamento referido a dicho Sistema Nacional, así como de dos resoluciones ministeriales, que regulan aspectos referidos a la conservación y digitalización de las fuentes documentales.

Las nuevas normas jurídicas hacen énfasis en la obligatoriedad que tienen las personas naturales de registrar en el Fondo Estatal de Archivos aquellos documentos que tienen en su poder y que, por su valor histórico o permanente, son de utilidad pública e interés social. Nos referimos, por ejemplo, a documentos del siglo XIX, que muchas veces han sido legados como herencia familiar, pero son constancia de un acontecimiento de carácter histórico, político, cultural, etc., o constituyen una memoria de la vida de una personalidad, explicó.

Ante la inquietud de si se pierde la titularidad de un documento o colección una vez inscrito, Ferriol sostuvo que el acto de registro no implica la obligación de su entrega, ni la modificación del titular. Este tipo de proceder, agregó, le garantiza al ciudadano que, en caso de que ese documento sea sustraído, se puedan hacer todas las acciones legales para recuperarlo, incluso si ya no se encuentra en Cuba.

En tal sentido, resulta necesario puntualizar que se prohíbe la extracción del país de los documentos que formen o deban formar parte del Fondo Estatal de Archivos, salvo con la autorización expresa del titular del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente.

“Además, en aquellos casos donde se detecten violaciones, que reflejen la destrucción o daño físico a la integridad del patrimonio documental, así como su exportación ilegal del país, se realiza la denuncia de conformidad con lo establecido en el Código Penal, y las medidas de sanción incluyen el traslado o decomiso de dichos documentos”, puntualizó.

Uno de los aspectos más novedosos de estas disposiciones, es la inclusión de la responsabilidad que deben asumir las formas no estatales en la gestión de sus documentos.

A partir de ahora, precisó Ferriol, toda persona que ejerza una actividad por cuenta propia debe conservar una serie de documentos, relacionados no solamente con su licencia operativa, sino también con los contratos que establece con empresas estatales, cooperativas no agropecuarias o entidades presupuestadas, y otros que defina su órgano de relación.

(Tomado de Granma)

Se han publicado 12 comentarios



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  • Yoel dijo:

    Realmente eso es algo que hace rato debía tenerse en cuenta por parte del Estado y el Gobierno.
    Por experiencia propia puedo decir que el cuidado y conservación del Patrimonio Documental es una tarea seria. Además, a las personas que se les ha encomendado tan noble tarea en el Archivo Nacional de la República de Cuba son más que capaces de llevar a cabo tan arduo trabajo. Mis mas sinceros respetos a Martha Ferriol y obviamente a su equipo de trabajo.

  • Rey64 dijo:

    Desearía enormemente que en esta nueva resolución se hable de la validez de las firmas digitales y y los documentos certificados digitalmente. Cuando llenamos la gavetas de cientos de documentos.. realmente.. no hay quien pueda con eso.

  • Alberto Alfredo Hernández Mengana dijo:

    Felicidades!!!! un sueño hecho realidad

  • Mary dijo:

    Importante comentario, creo que de una forma u otra nos sirve a todos para nuestro trabajo. Gracias por relevar la importancia de los archivos, que en ocasiones es tan engorroso llevar, sobre todo actualizar.

  • michel dijo:

    Ojala se disponga que en lugar de engavetar papeles se digitalicen los mismos y concerven en bases de datos haciendo mas facil y duradera su conservacion ademas de optmizar la de busqueda

  • AlexMarro dijo:

    Buen dia.
    Opino que deberia haber una licencia que trate sobre la Gestion Documental... yo mismo soy un joven interesado en inlcuir estos temas en el sector particular y ayudar en todo lo posible a diferentes instituciones estatales que lo requieran en su organizacion y procesamientos de sus documentos.. sobretodo en la conservacion digital que muy poco se trata. Qué opinan?

  • m&m dijo:

    una cosa que considero importante desde hace años que vi el procesos de digitalizaciony la foto me lo reconfirma que asi lo siguen haciendo

    como se hace, como lo ven en la foto, con un escaner, es AGRESIVO a los documentos y mas si son libros, ademas que provoca deformaciones en las esquinas y bordes que reducen la calidad y valor del material escaneado

    debe hacerse con una mesa de captura, que mantiene el libro a medio abrir, a unos 45 - 60 grados a lo mas y se capturan las dos paginas de una sola vez. esto emplea 2 camaras e iluminacion difusa, y con procesamiento de imagen se realzan luego hasta los escritos degradados (si es con camaras multiespectrales mas se puede hacer incluso luego, como ver escrituras borradas o sbreescritas). y todo cuidando al maximo los materiales originales

    quien sabe puede construir una plataforma asi, aun con un par de camaras web buenas (al menos como prototipo) y con un poco de procesaminto de imagen hacer el resto

  • Papirriki dijo:

    Tiempo han tenido las autoridades para realizar el trabajo de inteligencia necesario para combatir este otro flagelo, no debe haber impunidad para los que han llevado al país a esta situación. Que no sea quitarse y ya, a esperar que pase la ola. Millones se gastan en la seguridad pública, pero por encima de eso está la confianza del pueblo en las autoridades, lo que por nada se puede perder.

  • Julio dijo:

    Hasta aquí todo muy bonito pero, los recursos para la conservación y para los demás procesos de la gestión documental de dónde van a salir?

    Solo hay que ver el estado en que se encuentra la moyoría de los archivos nacionales para darse cuenta que no están disponibles los recursos que hacen falta para su almacenamiento y conservación.

    Los documentos digitales tampoco están muy a salvo que digamos. La infraestructura informática, tecnológica en general, necesaria para garantizar los procesos de la gestión documental de este tipo de documentos no es barata, por lo que nunca hemos podido darnos el lujo de tener lo necesario para garantizar todos los procesos de la gestión documental.

  • Vicente Ignacio Alvarez Morell dijo:

    Un sicero agradecimiento a todos los especialistas que pusieron su "grano de arena" en la confección de este nuevo Decreto-Ley en aras de perfeccionar el Sistema Nacional de Gestión Documental y Archivos. Ya se van cosechando los logros de quienes durante años plantaron la semilla del amor y cuidado de los documentos y de su necesidad para continuar escribiendo la historia de Cuba. Enhorabuena por todos!!

  • Emilio Fonseca Amador dijo:

    Es un paso muy importante en el camino de: preservar la memoria histórica, la identidad, en el reforzamiento de la institucionalidad del país, en el control interno, en general en la funcionabilidad de las entidades. En fin, es una contribución jurídica indispensable que propicia las bases para que la sociedad toda funcione eficiente y eficazmente. No quiero exagerar, pero, la gestión documental es la órbita o plataforma donde convergen casi todos los actos y procesos de la vida de una sociedad, su ámbito de actuación es general, tanto vertical como horizontalmente. Me pregunto ¿qué esfera de la vida social no está montada sobre una armazón documental? Yo creo que ninguna. Creo también que no podemos alcanzar un socialismo próspero y sostenible sino tenemos una sociedad bien organizada y estos decretos apuntan en esa dirección. Claro, es cierto, hay muchos obstáculos y limitaciones objetivas y subjetivas para su materialización, pero ya se ve una voluntad y disposición estatal más coherente y consciente que en momentos anteriores. Es que hemos crecido como sociedad. Estas normativas superan con creces a los anteriores decretos 221/ del 2001 y el 265 del 2009. Solo queda hacerlos cumplir. De hecho, ya hace algún tiempo que se oye hablar con bastante frecuencia a nuestras autoridades más prominentes sobre el tema, incluso, se visualiza más en los medios el asunto de la gestión documental y los archivos; eso propicia un ambiente adecuado para acometer esta necesidad y exigencia social.
    Ahora, en eventos que he participado sobre archivo he propuesto que el tema de los archivos se extienda a todas las carreras universitarias; que se abra una carrera universitaria sobre administración, gestión documental y archivo (otros países la tienen), porque son pocos en Cuba los que dominan la cuestión a profundidad y, además, propuse que se abra un curso de Universidad para todo sobre la gestión documental y archivo. Ya es hora de acometer eso. Para que este paso no sea uno más, es imprescindible que se cree, tanto a nivel institucional y como social, una cultura y conciencia archivistica, de lo contrario, todo quedará en el intento.
    Aplaudo este paso, en hora buena, al fin vamos a detener tanta pérdida del patrimonio documental de la nación, sobre todo, lo relacionado con el periodo de Revolución en el Poder.

  • Yumiuris López dijo:

    Esto intentando descargar la Gaceta Oficial No 55 nuevas normas jurídicas para la gestión documental y de archivo y no se me permite. Podrían decirme donde encontrarla con acceso a descargar?.

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