La evolución tecnológica, la globalización y el uso de Internet plantean constantemente nuevos interrogantes sobre cómo actuar ante situaciones que pueden afectar a la protección de datos personales.
Hay temas que, de por sí, son atractivos y llamativos para escribir algunos párrafos y poner a disposición de los lectores y lectoras tanto las experiencias internacionales, las normas nacionales e internacionales, como la situación actual de nuestro país, que vale la pena conocer y profundizar en su contenido, ya que forma parte de las nuevas normas o las modificaciones realizadas en las preexistentes, a partir de la proclamación de la Constitución de la República de Cuba en el año 2019.
Los orígenes a nivel internacional
La protección de los datos personales de los trabajadores constituye una preocupación en organismos internacionales, ante la existencia de información que puede ser riesgosa para las personas en el mundo del trabajo, a partir de un tratamiento ilegal, desproporcionado y con fines ilícitos.
La primera experiencia en la OIT data del año 1997, cuando fue aprobado por el Consejo de Administración, a partir de la elaboración de un Grupo de expertos, un Repertorio de recomendaciones prácticas sobre la protección de los datos personales de los trabajadores, cuyo objetivo fue, en su momento, ofrecer orientaciones para que en los respectivos países se tomaran en cuenta algunas posibles disposiciones a la hora de aprobar políticas y prácticas a nivel institucional, en cuanto a la forma en la que los empleadores podrían gestionar los datos personales de sus trabajadores.
Es importante anticipar que, desde el punto de vista doctrinal y en la teoría del derecho de trabajo, “la relación laboral se caracteriza por una asimetría de poder”, que invalida el consentimiento de la persona trabajadora que interesa obtener y mantener un puesto de trabajo, tomando en consideración que el tratamiento de datos en el ámbito laboral no puede entenderse como una mera relación entre iguales, como sucede en otros tipos de relaciones jurídicas, razón por la cual “los instrumentos internacionales y la doctrina coinciden en que, dado el desequilibrio estructural, el consentimiento no se presume ‘libremente otorgado’ si puede condicionar el empleo o el desarrollo profesional”.
Siguiendo en el orden de los acontecimientos, los empleadores recopilan datos personales de los solicitantes de empleo y de las personas que ya forman parte de su plantilla con diferentes fines, y estos podrían ser, a modo de ejemplo, y sin ser los únicos:
- Cumplir el mandato de la ley.
- Incorporar personal a su plantilla.
- Contribuir en la selección para el empleo, la formación y la promoción, desde el punto de vista de las competencias laborales, para argumentar la capacidad demostrada.
- Garantizar la seguridad y salud de las personas ante diferentes riesgos, al constatar, por documento legalmente emitido, su capacidad física y mental.
- Servir de apoyo al control interno, al servicio al cliente y a la protección de la propiedad.
En fechas recientes, como resultado de la gestión algorítmica y la inteligencia artificial, los datos personales se recopilan y procesan sin intervención humana, y todo ello comporta nuevos riesgos para la confidencialidad y garantía de la protección de información sensible de los trabajadores.
Tomando en cuenta la digitalización de la información, en marzo de 2024, el Consejo de Administración de la OIT acordó celebrar una reunión tripartita de expertos sobre la protección de los datos personales en la era digital.
En correspondencia con tal situación, ya hay normas nacionales que, tomando como punto de partida el Repertorio de la OIT, que es solamente referencial, y opiniones consultivas, han aprobado y puesto en vigor procedimientos de carácter obligatorio para el tratamiento de datos personales, con la suficiente seguridad y siguiendo los principios de:
- Mínimo acceso: los datos recogidos deben ser relevantes y no excesivos para el tipo de empleo.
- Finalidad: los datos solo deben procesarse para los fines para los que fueron recogidos.
- Prohibición de intromisiones indebidas: los empleadores deben abstenerse de solicitar acceso a información, aunque el empleado la comparta en redes sociales.
- Datos sensibles: su tratamiento solo se permite en casos particulares, cuando es indispensable para el reclutamiento o para cumplir obligaciones legales, con garantías adecuadas para prevenir riesgos de discriminación.
De la historia a la situación actual
Con el paso del tiempo se ha hecho necesario normar tal proceso de selección y recopilación de información, con lo que se evitan situaciones conflictivas cuando, por mandato legal, se hacen públicos datos personales de los trabajadores y estos, a su vez, no aceptan renunciar a su derecho relacionado con la protección de su vida privada, su propia voz y su imagen.
En aras de simplificar la información, no vamos a basarnos en normas de otros países y de organismos multilaterales regionales que han determinado algunos principios que deben servir de referencia para evitar conflictos ante órganos judiciales por violación de la ley.
¿Cuáles son los datos imprescindibles que deben entregar las personas en sus centros de trabajo?
Lo fundamental es que la información parta de su documento de identidad para la identificación de la persona y la presentación de certificados de salud imprescindibles para los diferentes puestos de trabajo, tanto los que presentan riesgos de contaminación como los que poseen riesgos de altura, ruidos, vibraciones, contactos eléctricos, hasta los que requieren una postura permanente, uso de equipos electrónicos y riesgos de caídas, que la ley debe identificar como imprescindibles para la garantía de la seguridad y salud en el trabajo.
Los empleadores no deben solicitar datos personales sobre la vida sexual de la persona, sea solicitante de empleo o trabajador físico, ni sobre sus ideas políticas, religiosas, afiliación o no a organizaciones sindicales, haber sido dirigente sindical y participar en la elaboración de convenios colectivos de trabajo y, en última instancia, sobre los antecedentes penales si estos ya han sido convalidados por el transcurso del tiempo de la medida inicial.
Por tanto, de la lista anterior, debería solicitarse solamente el certificado de salud que expida la institución médica de acuerdo con el puesto a ocupar, para definir su aptitud y requisitos de seguridad en el trabajo.
¿Cuál es la experiencia cubana?
La Constitución de la República, en su Artículo 40, establece que la dignidad humana es el valor supremo que sustenta el reconocimiento y ejercicio de los derechos y deberes consagrados en su texto, y en su Artículo 48 define el derecho de todas las personas a que se les respete su intimidad personal y familiar, su propia imagen y voz, su honor e identidad personal.
Por último, en el Artículo 97 reconoce que toda persona tiene derecho a acceder a sus datos personales en registros, archivos u otras bases de datos e información de carácter público, así como a interesar su no divulgación y obtener su debida corrección, rectificación, modificación, actualización o cancelación, y que el uso y tratamiento de estos datos se realice de conformidad con lo establecido en la ley.
En el 2022 se aprueba la Ley 151, Código Penal, en la cual se incluyen los actos contra la intimidad personal y familiar, la propia imagen y voz, identidad de otra persona y sus datos, y que, por tal motivo, los comisores de dichos actos incurren en sanciones de privación de libertad cuando una persona, sin el consentimiento de otra y con el propósito de afectar su intimidad personal y familiar, su propia imagen y voz, o identidad, obtenga, facilite, reproduzca, divulgue, transmita o mantenga en su poder grabación o reproducción de sonido, foto o vídeo, mensajes o cualquier otra información de carácter personal o familiar de aquella.
Igualmente, cuando los datos personales de la víctima o cualquier otra información relacionada con estos consten protegidos en registros, ficheros, archivos y bases de datos, y hayan sido recopilados u obtenidos con fines ilícitos.
También en el propio año 2022, se promulga la Ley 149, relativa a la Protección de los Datos Personales, la que define, en su articulado, que “los datos personales son los concernientes a una persona natural que, por ser identificable, pueden llevar a su identidad de manera directa o indirectamente según la información existente”.
Esta ley, en su artículo 4, establece que son protegidos los datos personales relacionados con el sexo, edad, imagen, voz, género, identidad, identidad de género, orientación sexual, color de la piel, origen étnico, nacional y territorial, condición y clasificación migratoria, situación de discapacidad, creencias religiosas, filiación política, estado civil, domicilio, datos médicos o de salud, económico-financieros, académicos y de formación, profesionales y de empleo, judiciales y administrativos, y cualquier información relacionada con estos datos que puedan llevar a la identificación de una determinada persona, recopilados a partir de registros, ficheros, archivos y bases de datos.
Importante es qué se entiende por un registro, fichero, archivo y base de datos, siendo el conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento o procesamiento, electrónico o no, cualquiera sea la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso.
Y más adelante define qué se entiende por datos sensibles, los que pueden revelar información sobre el sexo, género, identidad, identidad de género, orientación sexual, origen étnico y color de piel, el estado de salud presente o futuro, situación de discapacidad, información genética, u obtenidos a partir de pruebas diagnósticas realizadas en instituciones de salud o vinculadas a las técnicas de reproducción asistida, creencias religiosas, filiación política, antecedentes policiales y penales, y cuya utilización indebida puede dar lugar a discriminación, distinción lesiva a la dignidad humana o conlleve un riesgo grave para su titular.
Como se comprobará, no es una ley específica para las personas trabajadoras, pero en su condición de ciudadanos y ciudadanas les asisten las disposiciones de la norma y les protege contra cualquier acto ilegal o nocivo para su salud y su vida.
Para los centros de trabajo siempre se ha tenido en cuenta como documento o registro de datos de los trabajadores, y que se mantiene en la ley recientemente aprobada en julio por la Asamblea Nacional del Poder Popular, “el Expediente Laboral, donde se archivan los documentos de la historia laboral del trabajador y el registro del tiempo de servicio y remuneraciones devengadas a los fines de la seguridad social”, y su contenido específico es el siguiente:
a) Nombres y apellidos, número de identidad permanente y domicilio del trabajador.
b) Contratos de trabajo y sus suplementos; nombramiento o designación y el acuerdo de elección y acta de toma de posesión, cuando corresponda.
c) Certificación o constancia de la actualización del Registro de Inscripción Profesional, cuando se requiera.
d) Documento oficial de asignación del recién graduado, cuando proceda.
e) Copia del documento que acredita la calificación formal, cuando corresponda, previa presentación del documento original, de lo que deja constancia la autoridad facultada.
f) Dictámenes emitidos por la Comisión de Peritaje Médico Laboral.
g) Copia de las resoluciones o escritos fundamentados que hayan impuesto medidas disciplinarias y de las sentencias mediante las cuales el trabajador haya sido sancionado, disciplinaria o penalmente, con trascendencia, en este último caso, al orden laboral, o certificaciones o comunicaciones de estas, las que se mantienen unidas hasta que se alcance la rehabilitación o el cumplimiento de la sanción penal.
En cuanto al contrato de trabajo, la ley define su contenido, que aparece a continuación:
a) Nombres, apellidos y domicilio del empleador y del trabajador.
b) Número de identidad permanente del trabajador.
c) Tipo de contrato, fecha de inicio y su duración, cuando así corresponda; o el trabajo u obra concertado con sus particularidades, en un contrato de esa naturaleza.
d) Cargo que ocupa, atribuciones y obligaciones y competencias para el cargo.
e) Precisión de la forma de organización del trabajo que utiliza.
f) Lugar de trabajo acordado entre las partes; en caso del trabajo a distancia y el teletrabajo, precisar la unidad organizativa y la distribución del tiempo que labora bajo estas formas de organización y el trabajo presencial, así como la cantidad y calidad del trabajo a cumplir según esa distribución y la periodicidad o forma de control a la ejecución del trabajo.
g) Régimen de trabajo y descanso y duración de la jornada; horario de trabajo y, dentro de este, en caso del trabajo a distancia y el teletrabajo, el tiempo en que debe estar a disposición del empleador.
h) Cuantía de la remuneración y sus elementos, así como la periodicidad de los pagos.
i) Información sobre los riesgos y condiciones de seguridad y salud en el trabajo, equipos de protección personal, en correspondencia con el cargo o la actividad a realizar.
j) Fecha y firma de las partes que formalizan el contrato.
Estos son los documentos que deben constar en los registros y archivos de los centros de trabajo y no otros sobre los datos personales de la persona trabajadora, a los que se tiene acceso mediante la revisión del Expediente Laboral en los términos previstos en la ley.
Algunas ideas de cierre
Como se podrá comprobar, es un tema de actualidad y que requiere mantenerse actualizados sobre lo que internacionalmente se regula sobre los datos personales de las personas trabajadoras y que Cuba ha tenido siempre en cuenta en los archivos de las áreas de Recursos Humanos.
Sin embargo, hay que prestar máxima atención al uso de la gestión algorítmica y la vigilancia digital como resultado de la informatización de la sociedad, que abarca la información en todos los archivos y registros que no pueden compartirse solo en cumplimiento de la ley.
Son los nuevos desafíos de la protección de datos, tanto en el trabajo remoto como en el presencial.
Se deben analizar algunas cuestiones que propendan a una mejor utilización de la información, como son, sin ser las únicas:
- La prohibición de recopilar información no vinculada al tipo de trabajo y que tenga en cuenta el estado emocional, psicológico o neurológico de las personas trabajadoras, si no trascienden a la seguridad y salud en el trabajo.
- No considerar información controlada la relativa a las comunicaciones privadas y datos fuera del horario laboral.
- Garantizar la supervisión humana en todas las decisiones tomadas o apoyadas por sistemas de gestión algorítmica, con derecho del trabajador a conocer el origen, contenido y resultados, y poder participar en su revisión.
- Fortalecer el papel de la representación sindical para la negociación colectiva y que algún tipo de información o registros formen parte del convenio colectivo de trabajo y, de conjunto, las dos partes aprueben, con la participación y consentimiento de los trabajadores, la introducción de tecnologías de vigilancia, tales como grabaciones de audio, captación de imágenes, revisión del correo electrónico y otras que propendan a información sensible no autorizada.