Este título no es una disquisición filosófica ni un juego de palabras, es un aprehendizaje que he adquirido en más de 40 años como directivo y profesor.
Hay dos maneras de clasificar el tiempo en relación con la gestión: el tiempo cronológico o tiempo kronos, y el tiempo no cronológico o tiempo kairos.
En los tiempos que corren la variable tiempo cobra la mayor importancia.
Hay personas que se desempeñan básicamente como un almacén de conocimientos, de procedimientos y orientaciones; otros lo hacen como una fábrica de ideas y acciones coherentes y en correspondencia ética y proactiva consigo mismo y con el entorno; a estos últimos va dirigido este trabajo.
Los griegos tenían dos palabras para referirse al tiempo: Kronos y Kairos. Kairos es una antigua palabra griega que significa el momento adecuado, el momento oportuno. La primera se refiere al tiempo cronológico o secuencial, la segunda significa el tiempo, el momento indeterminado donde las cosas especiales suceden. Mientras la naturaleza de Kronos es cuantitativa, la de Kairos es cualitativa.
El primero es el que todos estamos acostumbrados a contar, cada día tiene 24 horas o mil 440 minutos, transcurre inexorable e irrecuperablemente, eso no lo podemos modificar. Lo que sí podemos cambiar es lo que hacemos y cómo lo hacemos (leer, escuchar, pensar, estudiar, laborar, analizar, escribir, hablar, informar, intercambiar, debatir, trasladarnos, descansar…), mientras el tiempo transcurre segundo a segundo.
El otro tipo de tiempo es menos conocido, tal vez algunos de los lectores lo escuchen por primera vez. El tiempo kairos no es un tiempo secuencial, no se mide por la cantidad de segundos transcurridos, sino por la calidad de los resultados aportados. Es algo como decir dale más vida a tus años que años a tu vida. Diez minutos kairos pueden superar con creces a miles de minutos crono.
En este trabajo nos centraremos en el tiempo cronológico, del otro trataremos en otra ocasión.
Según David Allen, y cito:
“El hecho de que las cosas llevan tiempo es un imperativo inherente a todo lo que nos propongamos hacer. No administramos el tiempo. Nos administramos a nosotros mismos, en nuestras actividades, que llevan tiempo. El efecto positivo es el aprendizaje y el crecimiento a que da lugar el desafío. El efecto negativo es el estrés y la contracción a que da lugar una mala administración de la propia persona”.
La finalidad es que podamos cumplir exitosamente la complicada y maravillosa misión en la vida de manera sostenible en lo personal, lo laboral y lo familiar, logrando que la felicidad propia sea fuente de la felicidad de los demás.
El término productividad vuelve a tornarse protagónico, ahora en el ámbito de la realización individual de cada cual.
Recientemente culminé un curso que por fuerza de la costumbre se tituló Administración del tiempo; pero al terminarlo y con la participación activa de los alumnos, cambió a Utilización productiva del tiempo.
¿Cómo expresar lo que pretendemos con esta asociación de tiempo y productividad?
Proponemos expresarlo así:
Gestión −productiva, efectiva = eficaz + eficiente, de objetivos, propósitos, actividades, metas, soluciones, tareas− en relación con el tiempo que consumen; aunque muchos sigan hablando de administración del tiempo.
¿Cómo valorar la efectividad?
No se trata de centrarnos en actividades o tareas realizadas, sino en resultados planificados alcanzados, con sus indicadores de medida, que permitan afirmar que hicimos lo correcto correctamente.
Se trata del tiempo realmente utilizado; de ahorro de tiempo sin pérdida de calidad.
Tener en cuenta la desviación entre plan y real para la mejora continua.
La cosa se complica al trabajar en equipo; pues entonces podemos ser beneficiario o beneficiado, victimario o víctima, respecto al tiempo consumido.
Por tanto, la productividad no es solo individual, es también grupal u organizacional.
Existen los llamados “ladrones de tiempo”, se considera ladrón de tiempo todo evento o circunstancia que le hace perder tiempo, que lo desvía de lo fundamental, que le altera sin una razón de peso su plan de trabajo. También debemos tener en cuenta los llamados “minutos al menudeo”, magistralmente tratado por el insigne profesor Orlando Carnota. Muchos de los minutos al menudeo se originan en deficiencias, fallas en la organización o errores, por lo que si usted los pudiera aprovechar, estaría convirtiendo desperdicios en productos útiles. Usted se sorprenderá de cuantas cosas puede hacer en los minutos al menudeo, tanto de interés personal como laboral, siempre que cree las condiciones para ello.
Uno de los problemas más comunes de los directivos y en general de los trabajadores del conocimiento, es que no les alcanza el tiempo para cumplir exitosamente su trabajo. Por lo general se les acumulan papeles –ya sea en copia dura o electrónica– para estudiar y responder, para estudiar y proponer, para estudiar y decidir, entre otras muchas variantes de flujo. Algunos se llevan el trabajo para la casa o tienen que utilizar las jornadas que debían dedicarse al descanso, a la recreación o a la familia.
Aunque el tiempo es el único recurso distribuido comunistamente, a todos nos toca lo mismo: 24 horas diarias, o para que parezcan más 86 mil 400 segundos cada día, la productividad al consumirlo depende de algunos recursos fundamentales, unos duros como es el caso de los medios de transportación, de comunicaciones y de computación y otros blandos como las metodologías, las costumbres, la cultura organizacional y las técnicas de dirección.
Se acepta como verdad científica que las reuniones se han convertido en un temible derrochador de tiempo. La duración de una reunión es inversamente proporcional al tiempo de preparación. Pero este asunto de las reuniones merece un trabajo independiente.
Para lograr productividad personal es conveniente:
- Identificar los aspectos claves del éxito en el uso del tiempo.
- Identificar las actividades y tareas que deciden el éxito.
- Identificar y gestionar los ladrones de tiempo, y estar entrenado en la utilización de los minutos al menudeo.
- Identificar los factores claves del éxito de las reuniones.
- Saber lidiar con lo importante y lo urgente.
- Planificar con enfoque preventivo y proactivo el trabajo personal.
- Combatir las causas y no los efectos.
- Distinguir entre lo preventivo y lo correctivo.
- Complementar las tecnologías duras con las llamadas blandas
Para motivar el debate, lean y piensen sobre esta docena de frases lapidarias sobre el tiempo:
- El tiempo es el único capital de las personas que no tienen más que su inteligencia por fortuna. Honoré de Balzac (1799-1850) Escritor francés.
- El tiempo, lo que los hombres siempre tratan de matar, pero acaba por matarlos. Herbert Spencer (1820-1903) Escritor británico.
- Malgasté mi tiempo, ahora el tiempo me malgasta a mí. William Shakespeare (1564-1616) Escritor británico.
- Cuando llega el tiempo en que se podría, ha pasado el tiempo en que se pudo. Marie von Ebner-Eschenbach (1830-1916) Novelista austríaca.
- Los que emplean mal su tiempo son los primeros en quejarse de su brevedad. Jean de la Bruyere (1645-1696) Escritor francés.
- Sin el tiempo, esa invención de Satanás, el mundo perdería la angustia de la espera y el consuelo de la esperanza. Antonio Machado (1875-1939) Poeta y prosista español.
- Hay ladrones a los que no se castiga, pero que roban lo más preciado: el tiempo. Napoleón I (1769-1821) Napoleón Bonaparte. Emperador francés.
- Si el tiempo es lo más caro, la pérdida de tiempo es el mayor de los derroches. Benjamin Franklin (1706-1790) Estadista y científico estadounidense.
- Hay que perder la mitad del tiempo, para poder emplear la otra mitad. Anónimo
- El tiempo descubre la verdad. Lucio Anneo Séneca (2 AC-65) Filósofo latino
- “El directivo que no es capaz de gestionar adecuadamente el tiempo, difícilmente sabrá administrar otros recursos”. P. Drucker
- Nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el tiempo que hay. Esta es la gran paradoja del tiempo.
Estoy a vuestra disposición, para recibir otros puntos de vistas, para responder preguntas, para confirmar o descartar hipótesis.
¡Ah, espero que este trabajo no se constituya para usted en un ladrón de tiempo!